Dos muitos ganhos provenientes da popularização dos computadores, as planilhas eletrônicas sem dúvida merecem destaque especial, sendo grandes facilitadores na vida dos gestores de dados. De simples tabelas para armazenar informações, à construção de fórmulas, geração de gráficos e até aplicações mais complexas, as planilhas caíram no gosto das empresas. Uma preferência merecida, já que são ferramentas realmente úteis.

No entanto, é preciso lembrar que o volume de dados e a informatização das demandas das empresas cresceram de forma exponencial nos últimos anos. Para gerir melhor toda essa transformação, o mercado tecnológico continuou se desenvolvendo. O acesso aos sistemas de gestão integrada trouxe aos empreendedores uma nova maneira de enxergar suas empresas, possibilitando tratamentos exclusivos aos dados para extrair o melhor deles, otimizando tempo e recursos. Acompanhando as necessidades do mercado, esses sistemas vêm tendo acréscimo de novos recursos a cada dia.

Se você não acompanhou essa evolução e continua usando planilhas como a principal ferramenta para gestão do seu negócio, trouxemos 5 motivos para fazê-lo refletir sobre os desafios das tabelas eletrônicas e as oportunidades que podem ser encontradas além delas.

1 - Dificulta a integração de setores

Esse problema afeta não só a produtividade da empresa, mas ameaça diretamente sua rentabilidade, já que a falta de comunicação entre os setores é uma das principais causas de erro no fluxo de trabalho. E o custo para correção de erros afeta a margem de ganho. Em uma indústria gráfica, já imaginou os impactos causados por um atraso ou falha na informação passada da área comercial para a produção?

2 - Impossível configurar permissões de usuários

Restringir o acesso dos usuários somente às informações que correspondem a área de atuação de cada um, protege os dados da sua empresa e permite manter históricos de uso que garantem a rastreabilidade de alterações. Além disso, essa é uma medida benéfica ao próprio funcionário, que terá maior foco e direcionamento nos dados que precisa manipular.

3 - Maior tempo gasto para atualização de dados

Como já introduzido no primeiro item, a necessidade de redigitar informações é comum a quem trabalha com soluções fragmentadas, como várias planilhas. Além da necessidade de investir mais tempo pra isso, as chances de que alguma informação se perca ou seja repassada de maneira incorreta aumentam consideravelmente.

4 - Não permite uma utilização multiusuários

Já teve pressa para lançar uma informação e, ao tentar acessar a planilha, se deparou com a famosa mensagem de que o arquivo já estava em uso por outra pessoa? E quando aquela pessoa esqueceu o arquivo aberto e foi para o almoço? Deixar para lançar mais tarde é uma opção que aumenta as chances de "furo" em seus dados. E sim, sabemos que as planilhas online permitem o acesso simultâneo, mas até elas não apresentam boas soluções para a concorrência de dados e geram conflitos e falta de confiabilidade às informações alimentadas.

5 - Sem rastreabilidade de dados

Identificar a origem de uma informação, sua data de inclusão, responsável pelo lançamento e como ela se relacionou com outras áreas da empresa é fundamental para solucionar problemas, identificar possíveis falhas e sugerir melhorias de processo. Para rastrear dados de forma confiável, é fundamental que todos esses registros ocorram da forma mais automática possível, o que não acontece em planilhas.

Se já se convenceu que precisa repensar o uso de planilhas, mas ainda tem receio em escolher um sistema de gestão, clique aqui e veja as dicas que preparamos para guiá-lo nessa importante decisão. 

A Zênite Sistemas é uma empresa especialista em soluções de gestão para o mercado de impressão e oferece sistemas integrados que certamente farão a diferença em seu negócio. Vem com a gente saber mais!